À Propos

VELUX, leader mondial des fenêtres de toit, a pour ambition de contribuer au bien être des personnes et de la planète en aménageant l’espace intérieur par l’entrée de lumière et de l’air frais. Elle est par consequent très engagée en faveur de la durabilité et de l'innovation. Fondée au Danemark, l'entreprise est désormais présente dans plus de 40 pays et compte près de 12 000 collaborateurs à travers le monde.

VELUX France, en charge du marché français, compte environ 300 collaborateurs, un effectif en constante augmentation pour répondre à la demande croissante en matière de construction durable. VELUX France fait partie de la Région Europe du Sud-Ouest, comme les filiales de l’Italie, de l’Espagne, du Portugal, de la Belgique et de la Hollande.
Cette organisation régionale facilite les échanges des meilleures pratiques, optimisent les ressources, tout en permettant de satisfaire les besoins spécifiques de clients locaux.


Maud Foulard, Head of Operations and Customer Care France, est en charge des services clients pour les particuliers et les distributeurs. Forte de 24 ans d’expérience au sein de VELUX France, Maud a débuté en tant que conseiller client, puis a occupé différents postes à responsabilité de plus en plus larges avant d’endosser son rôle actuel. L’administration des ventes est un service clé pour un industriel comme VELUX France, dont l’activité est la revente de matériaux de construction aux réseaux de distribution.

Afin d’apporter un service excellent, en phase avec la réputation de la marque, Maud a récemment dirigé la refonte des processus de planification des activités, afin d’améliorer la prise en charge téléphonique et réduire le délai des traitements des emails.

Les challenges avant injixo

Avant l’adoption d’injixo, VELUX France faisait face à des difficultés dans l’organisation de la planification. Maud  souligne que son équipe, répartie géographiquement entre le siège social et plusieurs agences régionales, avait du mal à assurer une communication fluide et une gestion efficace des plannings, alors gérés via Excel.

« J'avais une équipe dispersée dans toute la France, avec des collaborateurs à Lyon, Toulouse, Rennes et Reims. Le besoin d'un outil de planning centralisé était essentiel, mais nous fonctionnions avec un fichier Excel. »

Chaque matin, elle devait ajuster les tâches de chacun : « Je passais des heures à faire des plannings, à mettre des codes couleurs, à gérer les plages horaires. Chaque modification devenait un casse-tête ».

En utilisant Excel, les plannings étaient souvent sujets à des erreurs ou des modifications non autorisées : « Même quand je pensais avoir verrouillé le planning, quelqu’un arrivait toujours à le déverrouiller et à faire des modifications, ce qui effaçait certaines données ». Cette méthode manuelle et fastidieuse engendrait une perte de temps significative.

« Je passais beaucoup trop de temps sur Excel, alors que j'avais d'autres missions plus stratégiques à gérer. Je voulais vraiment pouvoir me concentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée. »

Pourquoi injixo

Chez VELUX France, la nécessité de professionnaliser et d'optimiser la gestion des plannings est rapidement devenue une priorité pour Maud. Bien que faisant partie d’un grand groupe, elle a fait le choix de ne pas utiliser les outils internes, estimant qu’ils ne répondaient pas à ses besoins spécifiques. 

Maud était à la recherche d’une solution parfaitement adaptée à ses besoins, avec des critères de sélection bien définis.

« Je souhaitais une solution facile à mettre en place, pas trop coûteuse et qui ne demandait aucun développement chez nous. »

La démonstration réalisée par l’équipe d’injixo a rapidement confirmé ses attentes : « Après la démonstration, c’était une évidence pour moi. » Maud souligne également l’importance des échanges fluides et de la clarté des explications fournies par Emmanuel Gilet, l’expert WFM en charge du projet : « Les explications étaient tellement claires que cela a vraiment fait la différence. Nous nous sommes tout de suite projetés. »

Les débuts avec injixo

L’implémentation d’injixo s’est déroulée de manière progressive et structurée, avec un accompagnement personnalisé assuré par Emmanuel Gilet, Consultant WFM chez injixo. Maud a participé à plusieurs sessions de formation pour une maîtrise complète de l’outil.

« J’ai suivi 5 ou 6 sessions, étape par étape. Avant et pendant chaque session, j'avais des tâches à réaliser dans l’outil, ce qui m’a permis d'apprendre à le maîtriser progressivement. »

Cet accompagnement a joué un rôle clé dans le succès du déploiement d’injixo : « Lorsque l’on choisit une solution, l’accompagnement est clé pour une adoption efficace. Et c'est quelque chose qu’injixo fait très bien. » 

En complément de la formation en direct, Maud a également eu accès à des ressources en ligne, qui se sont révélées très utiles tant durant la phase d’apprentissage qu’aujourd'hui, en cas d’oubli.

« Lorsque nécessaire, je peux consulter ces ressources en ligne. Grâce à la qualité de la formation et aux tutoriels, je me sens pleinement autonome. »

Les bénéfices

• Ajustement en temps réel — L'un des principaux atouts d’injixo est la flexibilité que la solution offre pour gérer les imprévus. Comme l’explique Maud : « Le matin, quand vous arrivez, vous ne savez jamais si l'équipe sera au complet. » Grâce à injixo, Maud peut ajuster le planning en temps réel, permettant une réorganisation rapide et efficace des équipes.
• Autonomie des conseillers — Les conseillers, eux aussi, ont intégré injixo dans leur routine quotidienne. « Ils ont pour instruction de consulter leur planning tous les matins pour savoir les tâches qui leur sont affectées. » La prise en main de l’interface qui s’est faite sans difficulté : « Ils sont vraiment habitués, c’est très fluide. »
• Planning accessible sur smartphone — L'outil permet aussi aux conseillers de vérifier leur planning à distance. Bien que la plupart le fassent sur leur ordinateur au bureau, certains n'hésitent pas à consulter leur emploi du temps sur leur téléphone depuis chez eux. Cela montre l’autonomie et l’engagement des conseillers dans la gestion de leur temps de travail.
• Fiabilité et robustesse —  La fiabilité d'injixo est un atout majeur pour Maud. « Ça fonctionne très bien, c'est intuitif, et c’est fiable. Ça ne tombe jamais en panne, et nous avons toute confiance dans l’outil. » La robustesse de la solution garantit l’accès aux plannings et assure une productivité accrue au sein de l'équipe.
• Gain de temps — La simplicité et la rapidité d’injixo ont radicalement transformé le quotidien de Maud, qui peut générer les plannings trimestriels en seulement quelques minutes : « Le planning de base est fait pour trois mois, et ça me prend cinq minutes. Je lance le processus, et c'est réglé. » Ce gain de temps lui permet désormais de se consacrer à des missions plus stratégiques, essentielles à la gestion de son équipe.
  

  «  La solution injixo a renforcé notre professionnalisme, en nous donnant une image plus structurée et fiable, aussi bien en interne qu'à l’externe. » 

Le futur avec injixo